不同组织的档案类型多样,档案资料的属性也不尽相同。在进行档案著录时,标准的著录项模板往往无法涵盖所有细节,这时,自定义档案著录项的功能就显得尤为重要。
今天,我们就通过会博通档案管理系统的自定义属性功能,来介绍如何进行著录项的精细化、个性化设置。
会博通系统支持自定义属性,通过标准属性与附加属性的组合,用户可根据管理逻辑,来设定和实施个性化的档案著录方案,从而确保档案著录数据的完整、准确。
并且,对于常用但无法通过标准属性全面描述特征的档案类型,如合同档案、会计档案等,还可通过设定和套用附加属性模板,来减少重复定义属性的工作量,提高档案工作效率。
会博通系统提供了多种新建文件的方式,支持实体与电子档案的录入。在文件夹最底层,点击菜单栏[新建]-[文件],即会弹出多种新建方式。
以较常用的批量新建为例,在新建页面即可快速新增并录入文件的基本信息,勾选“新增时自动继承”选项,还可自动继承上一条属性内容,省却了重复手工录入。
新增条目完成后,如需修改档案属性,选中档案条目并点击菜单栏的[属性]工具,即可进入属性设置界面。
参照《档案著录规则》(DA/T18-2022)以及相关标准规范,会博通为不同档案类型预设了各自的通用标准属性。应用标准化分类模板时,系统会一并继承档案属性设置,相当于部署完直接即可用,可以非常高效地开展标准化管理。
比如,文书档案的标准属性包括件号、文号、责任者、题名、文件日期、页数、密级等;合同档案的标准属性包括序号、合同编号、责任者、题名、合同签订日期、合同金额等。
通过右上角工具栏的调整属性显示功能,可按照使用习惯调整显示方式,如将标准属性和附加属性合并显示、威廉希尔APP设置属性显示名称、排列顺序、对齐方式等。
当标准信息无法全面、准确地描述档案内容与形式特征时,通过系统强大而灵活的附加属性,可以灵活补足。在会博通档案系统中,每一条信息/文档都可以有独立的附加属性。
附加属性的调整非常方便。在属性界面,可直接调整本条目的附加属性,进行属性信息的增删、修改信息、拖动调整顺序等;也可直接套用已有的附加属性模板。
管理人员或技术工程师在[综合知识管理]模块中,可对附加属性模板进行预设和修改,以供档案人员套用,满足规范化管理需求。
工作中常常需要批量处理,那么如何对多份文件,如整个文件夹、整个分类层级的文件进行属性设置?
应用会博通系统,不仅可对单份文件进行属性设置,还可针对各层级文件夹进行属性设置。选中所需文件夹,在左侧菜单栏中选择[属性],即可进入属性设置界面。
一般来说,文件夹属性涉及到多个层级或多份文件,更适合在新增或构建新分类层级时进行调整,在设定完成后即不宜大幅改动。
通过标准属性、附加属性及附加属性模板的灵活应用,无需二次开发,不同组织可灵活打造符合管理习惯、著录项完整的档案信息,以实现规范化、精细化的档案管理。
除了以上介绍的属性自定义,会博通档案管理系统中还具有分类架构自定义、档案表格自定义、权限体系自定义等特色,欢迎关注会博通,小博将持续为大家分享!
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至今,会博通文件、档案、知识一体化管理系统已历经超30年的创新和升级历程,团队不断在界面设计、应用功能和用户体验等方面进行创新和优化,秉承“让文档为组织赋能”的宗旨,致力为用户打造更卓越的应用体验。